«РОСЭУ» - ассоциация «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг»

Как добиться устойчивого обмена электронными документами?

18 Февраля 2015 Назад

Как добиться устойчивого обмена электронными документами?

  1. Как добиться устойчивого обмена электронными документами (электронного документооборота) между подавляющим большинством наших компаний? Из чего состоит проблема перехода от бумаги к файлу?

Давайте препарируем данную проблему и определим, из каких частей она состоит. Наиболее легко представить составные части схемы электронного документооборота (ЭДО) используя схему «роуминга» согласно «Технологии обмена…» опубликованной на сайте НП «РОСЭУ» http://www.roseu.org/roaming

Итак, цепочка связей в самом простом виде выглядит следующим образом:

Компания 1 (эл. документ) --- Оператор ЭДО «А» --- Оператор ЭДО «А» --- Компания 2(эл. документ),

Электронный документооборот в масштабах всего рынка на сегодня это «броуновское движение» вот таких частных связей между множеством компаний на рынке, но в пределах одного оператора ЭДО.

В несколько более сложном виде (роуминг) выглядит так:

Компания 1 --- Оператор ЭДО «А» --- Оператор ЭДО «Б» --- Компания 2

Но количество таких связей мало и не удовлетворяет ни участников ЭДО, ни налоговую службу, как государственного регулятора в этой области деятельности. Количество «роуминговых» договоров равно аж одному.

Так где же болевые точки в этих схемах?

  1. Софт для обеспечения ЭДО в рамках одного Оператора ЭДО. Проблема решена быстро каждым оператором, путем написания этих самых программ. И это понятно, это прямые доходы от продаж.

  2. Компания участник ЭДО должна модернизировать свою учетную систему для перехода на безбумажные технологии. Не достаточно простой установки программы электронного документооборота. Сдерживающие факторы: психологическая не готовность персонала, дополнительные финансовые затраты и обоснование финансовой выгоды от такого перехода.

  3. «Роуминг» между операторами. На уровне нормотворчества проблема решена давно. Разработана и опубликована Технология роуминга http://www.roseu.org/roaming Казалось бы, заключай роуминговые договора между операторами ЭДО и обменивайся. Операторы не спешат их заключать, да и тот, что заключен, тоже из-под палки. Крупные клиенты заставили. Объяснения причин слышим разные, но результат все тот же.

  4. То, до чего обычно при обсуждениях руки не доходят, это необходимость в унифицированных формах и форматах электронных документов. Государственный регулятор (Минфин и ФНС) для себя эту проблему как-то решили – рекомендовали, читаем утвердили, формы и форматы необходимых им электронных документов (ЭСФ, УПД, ТОРГ-12 и т.д.) А остальные электронные документы, которые потребуются бизнесу? А это проблема самого бизнеса. Договаривайтесь!

  5. Есть еще проблема, которая не вытекает непосредственно из этой схемы ЭДО, но которая рано или поздно возникнет. Это вопрос хранения юридически значимых электронных документов. Эта тема также требует проработки.

Проблемы перехода на реальный электронный документооборот обсуждались уже неоднократно. Мне бы хотелось обсудить более подробно вопрос потребности бизнеса в разработке и унификации форм и форматов электронных документов, отличных от уже утвержденных ФНС.

 

  1. Как вы считаете, что можно сделать в этом направлении? В чем собственно состоит проблема форм и форматов? Нужно ли вообще здесь что-то делать?

Проблема в этом вопросе сродни трудностям общения глухого со слепым или двух иностранцев взаимно не знающих языка. В таких случаях требуется применение каких-либо техник обеспечивающих взаимопонимание.

 

Для начала, требуется определить перечень наиболее часто используемых бизнесом документов (кроме тех, формализацию которых взяла на себя ФНС), проанализировать их отличие по отраслям и разработать их электронные форматы.

Достаточно частая ошибка в области разработки и внедрения форм и форматов электронных документов, это кажущаяся простота и доступность выполнения этой работы. Результаты не заставляют себя ждать, достаточно посмотреть на опусы запущенные в жизнь некоторыми федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ) в виде отчетности. Глаза режет полная некомпетентность и дилетантизм разработчиков этих «документов».

Как часто бывает, во всяком деле существуют определенные правила и приемы, а также наработанный годами опыт.

Думаю, что абонентам ЭДО, не будет интересно разбираться, по какой причине возникла проблема с распознаванием полученного электронного документа, и не будет интересно осуществлять индивидуальную настройку программных средств на каждого своего нового контрагента. Такие проблемы лучше разрешить заранее, чем устранять их «героическими усилиями» впоследствии.

Часто слышны возгласы – нам это сделать проще самим. А, следовательно, родится множество «стандартов нашего подъезда».

Чтобы электронные документы безошибочно распознавались и обрабатывались программами, они должны быть созданы в рамках единых требований – форматов электронных документов.

 

  1. Вы говорите об опыте, который необходим при разработке форм и форматов электронных документов. Имеется ли у НП «РОСЭУ» или его участников такой опыт. Создавали ли Вы формы электронных документов и их форматы? В чем тут трудности?

Да, у НП «РОСЭУ» и наших участников имеется опыт таких разработок. Мы готовы к таким разработкам. Как пример, в рамках Партнерства была разработана форма и формат «Акта приемки товарно-материальных ценностей» (ранее это формы ТОРГ1 – ТОРГ4), которая была принята компаниями участниками Партнерства к применению и высылалась в ФНС с предложением рассмотрения и одобрения.

Наверное замечали, что большинство документов имеет множество одинаковых полей. Это наименование, регистрационные реквизиты компаний, адреса, даты, наименования должностей и др. Так вот, если каждый разработчик установит на эти, по сути одинаковые, поля разные требования, то документ не будет прочитан и результат его обработки в программе будет отрицательным.

Это мы еще не погружались в вопросы внутренних логических связей и соотношений между полями.

Я пытаюсь донести мысль о том, что в едином пространстве обмена электронными документами требуется создать единые требования к самим документам и правилам их обработки. По другому у нас ничего не получится.

  1. Этого достаточно чтобы мы зажили по-новому?

Нет, конечно. Процесс «привязывания бантиков» бесконечен. Улучшения в любой области бесконечны. Можно было-бы создать федеральный справочник наименований используемых в электронных документах. Практически любое поле, используемое в электронных документах имеет своего «хозяина». ИНН, ОГРН – это ФНС; СНИЛС – это Пенсионный фонд РФ и т.д. Систематизация в этом вопросе сократила бы массу ошибок.

В настоящее время в ФНС и Минфине при нашем участии проводятся работы по систематизации и описанию типовых элементов, используемых при разработке форматов Электронного представления документов.

  1. Практический вопрос. Может ли компания переходящая на электронный документооборот обратиться к Вам за разработкой формы и формата электронного документа для использования его в своем документообороте?

Конечно, мы всегда рады помочь в таких вопросах. Поэтому все заинтересованные компании могут к нам обращаться по указанным вопросам. Сделать это можно позвонив по телефону +7-495-971-57-50 или направив сообщение на адрес электронной почты: info@roseu.org

18.02.2015

Назад