«РОСЭУ» - ассоциация «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг»

Электронный Экспресс: Получение электронных документов. Как сделать первый шаг?

10 Февраля 2016 Назад

Электронный Экспресс: Получение электронных документов. Как сделать первый шаг?

Что делать, если организация-продавец сообщила нам, организации-покупателю, что в наш адрес будут направлены электронные счет - фактуры, подписанные ЭП, а у нас, в организации-покупателе электронный документооборот не введен?

Электронный документооборот набирает скорость, и с каждым годом всё больше компаний принимают решение в пользу современных технологий обмена документами со своими контрагентами. Это технологично, удобно и экономически выгодно.

На современном этапе основными «локомотивами» в продвижении идеи электронного документооборота являются Компании, генерирующие большой объем исходящих документов. Например, электронные торговые площадки, порталы государственных органов, операторы связи и другие организации, создающие большое количество типовых первичных документов.

Как это выглядит на практике?

Компания, сотрудничавшая с генератором первичных документов, получает на свою электронную почту приглашение, для дальнейшего обмена электронными первичными документами (Счет-фактура, Акт и др.), после чего Компания имеет ряд вариантов для ответа:

а) Отложить

б) Отказаться

в) Подключиться

Рассмотрим все эти варианты поподробнее:

а) Отложить. Что происходит, если компания выбирает «Отложить»?

После нажатия кнопки «Отложить», данное приглашение «Об обмене типовыми первичными документами, в электронном виде» поступит на электронную почту Компании повторно, через выбранный период. 

б) Отказаться. Что происходит, если компания выбирает «Отказаться»?

В случае если Компания выбирает «Отказаться», то контрагент, который направил данное приглашение, получит от вас «Уведомление об отказе».

в) Подключиться. Что происходит, если компания выбирает «Подключиться»?

Если компания приняла решение перейти на электронный документооборот то, вам необходимо ознакомиться с регламентом электронного документооборота и нормативно правовым основанием.

Получение документов, подписанных электронной подписью

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. "О бухгалтерском учете", первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Согласно п. 1.5. Порядка N 50н счет-фактура в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком N 50н.

Согласно п. 1.10 Порядка N 50н датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (далее - подтверждение). При этом счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (далее - извещение), подписанного электронной подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. Процесс электронного документооборота выглядит следующим образом.

Продавец формирует счет-фактуру, проверяет действительность своей ЭЦП, подписывает ею счет-фактуру и, если нужно, зашифровывает его. При этом продавец должен сохранить у себя подписанный счет-фактуру в электронном виде. Далее файл счета-фактуры в электронном виде направляется покупателю через оператора продавца.

Согласно положениям Порядка N 50н все документы, применяемые в процессе выставления и получения счетов-фактур, должны быть подписаны электронной подписью (ЭП) соответствующего участника документооборота (п.п. 2.4-2.15, 2.17 Порядка). Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через операторов электронного документооборота.

Если покупатель не получил счет-фактуру в электронном виде, продавец может составить такой счет-фактуру на бумажном носителе, после чего перевыставление документа в электронном виде не допускается (Смотрите Вопрос - Что представляют собой электронные форматы счетов-фактур?).

Следовательно, как уже отмечалось нами ранее, для получения счет-фактуры в электроном виде должно быть соблюдено два условия: взаимное согласие сторон сделки (это может быть выражено в акцепте оферты (смотрите, например, постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.05.2014 N 20АП-1574/14, Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 N 03АП-6840/13) и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Нормативно правовые акты регламентирующие процесс юридически значимого электронного документооборота расположены на сайте Оператора ЭДО, здесь

Итак, что мы рекомендуем Компаниям, которые проявили интерес к предложению своего контрагента перейти на электронный документооборот? В этом случае вам потребуется:

а) Приобрести электронную подпись, можно здесь

б) Подписать электронной подписью «Договор присоединения», на сайте площадки

в) Регулярно просматривать свою электронную почту, для мониторинга новых входящих документов.

На данный момент, более 200 000 компаний, ежедневно обмениваются электронными документами по технологии «Экспресс Документ»!

Электронный Экспресс

Назад