«РОСЭУ» - ассоциация «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг»

Переход на электронный документооборот

04 Июля 2012 Назад

Переход на электронный документооборот

Практически любой человек сталкивается с необходимостью оформления, согласования, подписания тех или иных документов даже на бытовой уровне. Бумажная волокита отнимает огромное количество времени, физических сил, не говоря уже о нервах. Что уж говорить о жизни предприятий и организаций! Сотни и тысячи различного рода документов, счетов, договоров, накладных... Огромное количество бумаги, все это надо оформить, согласовать, подписать, отправить контрагентам, сколько времени, сил и средств на все это затрачивается! Документ пересылается по почте или курьерской службой, а когда речь идет о крупной организации, то бумажных документов может собраться на несколько «Газелей»: пока документы будут доставлены по месту назначения, пока согласованные и подписанные контрагентами вернутся тем же путем обратно, пройдет немало времени. Про передачу отчетности в бумажном виде в контролирующие органы вообще говорить что-либо излишне: любая организация, особенно бухгалтеры прекрасно знают, в какой ад превращается любая отчетная компания. А ведь еще все эти документы нужно хранить, так и представляются огромные стеллажи, доверху забитые папками с документами и везде бумага, бумага, бумага и так до бесконечности. Началом эры электронного обмена в стране поистине можно считать 23 мая 2012 г. после вступления в силу Приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, утвердившего форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Процесс можно сказать пошел, обмен электронными юридически значимыми документами начался. Это огромный шаг вперед на пути признания электронного документа, имеющего равную юридическую силу с документом бумажным и на пути постепенной замены бумажного делопроизводства электронным. Это позволит выйти из бумажного заколдованного круга, решив сразу несколько важных и принципиальных задач, которые позволят, в том числе убрать препятствия, тормозящие развитие страны, ее экономическому развитию. Результатом станет многократное упрощение процесса оформления, подписания и существенно сократит время и деньги, необходимые для пересылки документов и наконец улучшит окружающую среду за счет сохранения лесов.
Так чем же отличается электронный обмен от традиционного?
Давайте вкратце рассмотрим как происходит традиционный обмен. Отправитель подготавливает экземпляры печатного документа, подписывает, ставит печать, запечатывает в почтовый конверт, указывая на нем почтовый адрес Получателя и отправляет по почте (или курьерской службой, но далее везде мы будем употреблять термин «почта») Получателю. Почтовая служба доставляет конверт с документом по указанному адресу Получателя, Получатель расписывается в почтовом бланке в получении (который в качестве уведомления о доставке по почте вернется Получателю), знакомится с документом, и, если он согласен с ним, ставит под ним свою подпись и печать. Свой экземпляр он оставляет на хранение, а экземпляр Отправителя отправляется ему по почте обратно. Почтовая служба доставляет Отправителю его документ, тот расписывается в почтовом бланке в получении и хранит документ у себя. Это очень общее и очень простое описание процесса, на самом деле все сложнее и есть много нюансов, но мы берем общий и самый простой случай.
Теперь рассмотрим вкратце аналогичный процесс, но уже обмена электронным документом. Сначала вкратце о том что для этого потребуется: потребуется заключить договор с оператором электронного документооборота, позаботиться о получении электронной подписи. Это потребует некоторого времени и расходов, но это все окупится и быстро. Теперь непосредственно к процессу. Отправитель готовит документ в электронном виде, подписывает его своей электронной подписью и отправляет через своего Оператора электронного документооборота Получателю. Оператор электронного документооборота Отправителя пересылает документ Оператору электронного документооборота Получателя, который в свою очередь доставляет электронный документ Получателю. В момент получения электронного документа Получателем формируется извещение о получении, которое отправляется точно таким же образом, но от Получателя Отправителю. Получатель знакомится с документом и в случае согласия ставит под ним свою электронную подпись и отправляет ее обратно Отправителю. Подписанный документ же хранится у Получателя и Отправителя в электронном виде. Повторимся еще раз, это очень краткий и упрощенный случай. С точки зрения логики процессы аналогичны, только вместо бумажных документов мы имеем дело с электронными, а роль, которую выполняет почта в случае с бумажным обменом, в случае электронного обмена выполняют операторы электронного документооборота. И так для каждого документа. А давайте представим, что таких документов отправляются сотни и тысячи только за один день, а сколько таких документов проходит за месяц, за год! Сколько денег тратится на их пересылку? Сколько времени тратится на их обработку? Сколько денег тратится на бумагу? Существенная разница в том, что:
  1. Электронный документ будет доставлен от Отправителя Получателю практически мгновенно, тогда как бумажный документ может идти до Получателя несколько дней и даже недель.
  2. Огромное количество электронных документов могут быть автоматически обработаны и доставлены от Отправителей Получателям в ничтожно короткое время, не нужно никуда ходить и ничего и никого ждать.
  3. Хранение электронных документов гораздо проще во всех отношениях, нежели хранение бумаг, бумага к тому же имеет свойство разрушаться со временем.
  4. Затраты на услуги Оператора электронного документооборота, который пересылает и доставляет электронные документы на порядок ниже затрат на услуги традиционной почти или курьерской службы.
И вот тут мы переходим к самому важному вопросу, а именно: для того, чтобы электронный обмен и автоматическая обработка электронного документа стали возможными необходимо, чтобы все без исключения системы имели единые форматы технологических документов и подчинялись единым требованиям к процедуре обмена. Именно поэтому, в рамках Некоммерческого Партнерства «РОСЭУ», рабочей группой, составленной из ведущих Операторов и разработчиков систем электронного обмена, понимающих необходимость обеспечения для экономических субъектов возможности обмена юридически значимыми документами, не имеющих регламентов обмена, регулируемых законодательно, была разработана и согласована «Технология обмена юридически значимыми электронными документами». В настоящий момент «Технология» находится на согласовании в ФНС России. В техническими подробностями и детальным описанием Технологии можно ознакомиться на сайте НП «РОСЭУ» www.roseu.org/roaming , следует только сказать, что в рамках данной Технологии описан регламент взаимодействия всех сторон-участников при обмене электронными документами на трех основных уровнях, прикладном- уровне клиентов, технологическом-уровне взаимодействия Операторов и транспортном- уровне взаимодействия с использованием сетевых протоколов с детальным описанием каждого из них. Так же описаны форматы следующих технологических документов: логическое сообщение, технологическая квитанция, транспортный пакет, извещение о получении, уведомление о принятии, уведомление об уточнении, предложение об аннулировании, даны конкретные рекомендации по разработке программных комплексов. Данная «Технология» является открытой и обеспечивает равноправие Операторов в части доступа к функциональности системы электронного обмена, на ее основе также могут без ограничений разрабатываться любые коммерческие и некоммерческие программные продукты и строиться решения. Программное обеспечение и системы электронного документооборота могут быть разными у любого клиента, равно как и у любого Оператора электронного документооборота, но все они должны понимать и поддерживать регламенты и форматы, установленные данной Технологией. Данная Технология будет развиваться вместе с развитием в стране технологий электронного обмена. Открытость Технологии также предполагает наличие возможности для обсуждения ее дальнейшего развития в рамках рабочей группы по роумингу.
04 июля 2012 г. НП "РОСЭУ"
Назад

Новости

06 Марта 2019

Законопроект № 657361-7 "О внесении изменений в ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" и иные законодательные акты РФ (в части использования и хранения электронных документов)"

Подробно »


Все новости »
Как вступить в РОСЭУ
Роуминг
Форматы
Расширенный Справочник УЦ
Аналитика отчётности ФСС
Прочая информация